Microsoft Access

Posted by : Unknown Saturday 11 May 2013

A. PENGENALAN SOFTWARE BASIS DATA (DATABASE)

1. Pengertian Database

Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan bisa lepas dari data. Misalnya data tentang peserta didik, nilai, harga, makanan, dan lain-lain. Agar data menjadi suatu informasi yang bermanfaat bagi orang yang membacanya, maka dataharus diorganisasikan dan diolah dalam suatu file database.Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer dibutuhkan suatu system manajemen database (DBMS). Dengan DBMS, kita dapat menambah, mengubah, menghapus, dan mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan yang diinginkan serta membuat laporan bagi data tersebut.

Database atau biasa dikenal dengan basis data adalah kumpulan data yang terhubung dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Contoh database antara lain : buku telepon, buku kamus, katalog buku diperpustakaaan, dan lain-lain.

2. Mengenal Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 atau lebih dikenal dengan sebutan Access 2007 merupakan salah satu perangkat lunak yang diperuntukkan untuk mengolah database di bawah system Windows. Dengan menggunakan Microsoft Acces2007 Kita dapat merancang, membuat, dan mengolah database dengan mudah dan cepat.

Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access 2007 diantaranya dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label dataserta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya.

3. Database Dalam Access 2007

Di dalam mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau obyek yang dapat mempermudah dalam membangun sebuah database. Adapun obyek- obyek tersebut antara lain :

Obyek	Fungsi
Table	Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data
Query	Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang diinginkan
Form	Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data atau informasi yang ada didalam suatu database dengan menggunakan tampilan formulir
Report	Digunakan untuk menampilkan atau mencetak data atau informasi dalam bentuk laporan

Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saatbekerja dalam lingkungan Access 2007 yaitu :

Ø Table adalah sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. Tabel mengatur data di dalamnya dalam bentuk kolom (field) dan baris (record).

Ø Field adalah tempat atau dimana data atau informasi dalam kelompok yang sama atau sejenis dimasukkan. Field umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel.

Ø Record merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel.

4. Memulai Microsoft Access 2007

Untuk menjalankan Microsoft Access 2007, ikuti langkah sebagai berikut :

a. Klik Start

b. Pilih All Programs

c. Pilih Microsoft Office

d. Pilih dan klik Microsoft Office Access 2007

e. Sehingga muncul tampilan sebagai berikut

Pada tampilan awal tersebut, klik salah satu pilihan berikut :

· Blank Database jika ingin membuat sebuah database baru yang masih kosong. Ketik nama filenya pada kotak dialog yang muncul disebelah kanan Access 2007.

· Feature Online Template jika ingin membuat sebuah database dengan menggunakan template yang disediakan oleh Windows Sharepoints Service Site.

Klik Create untuk pilihan Blank Database atau klikDownload untuk pilihan yang ada di Feature Online Templates.

5. Membuat Database Baru

Untuk membuat sebuah database baru, langkah-langkahnya sebagai berikut :

a. Pada tampilan awal pilih Blank Database atau bisa juga memilih New Blank database pada bagianMicrosoft Office Button.

b. Setelah muncul dialog untuk memasukkan nama file database, isikan alamat beserta nama file database secara manual atau bisa mengklik tombol folder untuk menyimpan secara otomatis.

c. Klik tombol Create untuk membuat sebuah database atau tombol Cancel untuk membatalkan proses pembuatan file database.

d. Sehingga ditampilkan lembar kerja access sebagai berikut

6. Membuka File Database

Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan cara :

a. Klik Office Button

b. Lalu klik Open.

c. Di dalam daftar folder, cari folder atau alamat tempat tersimpannya file database.

d. Bila sudah menemukan file database yang diinginkan, pilih salah satu langkah berikut :

· Double klik file database untuk membukanya.

· Pilih file database yang diinginkan lalu klik tombolOpen untuk membukanya.

7. Menutup File Database yang Aktif

Untuk menutup database yang sedang aktif, langkah-langkahnya sebagai
berikut :

a. Klik Office Button

b. Klik tombol Close Database (Ctrl+W).

8. Mengakhiri Access 2007

Untuk mengakhiri atau menutup Access 2007, Kita tinggal mengklik tombol Close dari jendela Access yang sedang aktif atau tekan secara bersamaan tombol Alt dan F4 pada keyboard.