- Back to Home »
- Membuat Form di Ms. Acces
Posted by : Unknown
Saturday 11 May 2013
1. Membuat atau Merancang
Form
Form merupakan salah satu objek database yangdigunakan untuk mempermudah
Kita memasukkan data pada tabel, menampilkan data, mencari data, memperbaiki
data dan mencetaknya. Dengan form, kita bisa membuat atau bahkan merancang form
yang hanya memperlihatkan sebagian field dari sebuah tabel, atau bahkan menyertakan foto Kita maupun
data siswa suatu sekolah yang datanya kita simpan. Tidak itu saja,
dengan form kita bisa menampilkan record record
yang memenuhi kriteria tertentu.
2. Membuat Form dengan
Fasilitas Form Wizard
Access 2007 menyediakan
fasilitas Form Wizard dimana dalam pembuatan formnya tidak perlu merancang lagi layout form
maupun gaya (style) form. Kita cukup
memilih bentuk yang sudah disediakan oleh Access 2007.
Sebelum membuat form,
terlebih dahulu buatlah file database dengan nama Dataku. Sedangkan nama file tabelnya yaitu Data
Siswa dengan struktur tabel sebagai
berikut :
Untuk membuat form dengan fasilitas Form
Wizard ikuti langkah berikut ini :
a. Buka tabel Data Siswa
b. Klik tab Create.
c. Pada menu Forms klik
tombol More Forms lalu pilih Form Wizard.
d. Pada form pertama pilih field-field yang akan ditampilkan pada
formnya.
Apabila ingin memilih salah
satu field, kita bisa mengklik dua kali field yang diinginkan atau tinggal mengklik tombol >.
Untuk memilih semua field kliktombol
>>. Dalam kasus ini pilih semua field lalu klik Next.
e. Pada form kedua pilih tampilan atau layout form
yang diinginkan. Dalam hal ini ada
empat pilihan yaitu :
o Columnar
o Tabular
o Datasheet
o Justified
Pilih Columnar lalu klik Next.
f. Pada form ketiga, kita bisa memilih style yang
kita suka. Pilih Access 2007 lalu klik Next.
g. Pada form keempat kita harus memasukkan nama
dari form yang kita buat. Pada form tersebut, kitajuga bisa memilih
untuk membuka form ataumemodifikasi
tampilan form yang sudah dibuat. Masukkan form Data Siswa pada isian nama form
lalu pilih Open the form to view or enter information. Klik Finish untuk
melihat hasil formnya.
h. Maka tampilan formnya
adalah sebagai berikut:
i. Di bawah ini tampilan form, ada sebuah bar yang
dapat digunakan untuk berpindah ke
record selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan.
j. Setelah itu kita dapat
mengisikan data baru dengan mengklik tombol New (Blank) Record.
3. Mengubah Desain Form
Jika form yang dibuat ingin dimodifikasi
sehingga menghasilkan form yang menarik, kita harus melakukan perubahan. untuk
melakukan perubahan tersebut, kita bisa mulai melakukan pengaturan ulang
pada form tersebut. Langkahlangkahnya adalah
sebagai berikut :
a. Buka kembali Database Dataku. Pada jendela
Navigation Pane, klik kanan form Data
Siswa dan pilih Design View.
b. Selanjutnya muncul tampilan berikut.
c.
d. Sekarang coba kita merubah judul pada Form
Header. Hal ini dapat dilakukan
dengan meletakkan kursor di Form Header dan kemudian ketiklah perubahan
judul yang diinginkan. Misal judulnya diubah menjadi “Data Siswa SMK Negeri 1 Sendawar”, hasilnya seperti
terlihat pada gambar berikut.
e. Setelah selesai melakukan perubahan klik tabDesign => pada
ribbon yang tampil pilih View =>Form
View. Maka terlihat hasilnya seperti pada gambar.
4. Menambahkan Fungsi
Matematika pada Form
Dalam bahasan menambahkan Fungsi Matematika ini
kita akan menggunakan form Daftar Nilai yaitu menghitung Jumlah Nilai
secara otomatis, langkahnya sebagai
berikut :
a. Buat dulu table daftar nilai sebagai berikut
b. Buka kembali tabel Daftar Nilai pada basis dataDatabase
Dataku. Masuk ke Design
View tabel tersebut dan
tampilkan field Jumlah Nilai dan Rata-rata.
Keduanya memiliki tipe data Number.
c. Selanjutnya simpan perubahan tabel dengan menekanCtrl + S. Buatlah kembali
sebuah form baru dengan nama Penilaian yang menampilkan
semuafield yang telah
ada. Buat form denganmenggunakan Form Wizard. Hasilnya
dapat kita lihat seperti berikut :
d. Untuk membuat rumus di kolom jumlah nilai dan rata-rata caranya
adalah: kita masuk ke Design View dari Penilaian. Klik
ganda textbox jumlahnilai. Jika kita mengklik dengan benar,
maka akan muncul properties box seperti pada gambar. JikaControl Source diklik, akan muncul
tombol disebelah kanan kotak Jumlah Nilai.
e. Jika tombol tersebut diklik, kita akan memasukiExpression Builder.
f. Ganti kotak dengan persamaan jumlah nilai yang
sebelumnya telah diberikan, caranya :
o Ketik tanda “=” (tanpa tanda “ “), kemudian klik
ganda pada nilai yang akan dijumlah.
o Klik sekali tanda tambah (+), lalu klik lagi
nilai berikutnya yang akan dijumlah, danseterusnya sampai semua nilai yang akandihitung dimasukkan.
g. Hasilnya dapat kita lihat seperti pada gambar.
Setelah selesai memasukkan persamaan,
klik OK.
h. Jika telah berhasil mencapai langkah ini, simpan
hasil kerja kita. Selanjutnya keluar dari Design Viewdan buka
kembali form Penilaian. Maka akandiperoleh
hasil seperti gambar berikut.
5. Menambah Fungsi Seleksi
pada Form
Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian
masih bersifat subjektif, sehingga perlu dibuat ukuran-ukuran yangjelas agar keterangan yang
disampaikan memiliki makna. Sebagai contoh, jika seorang siswa mendapatkan
nilai rata-rata di atas 6, maka siswa dinyatakan lulus, jika sebaliknya maka
siswa tidak lulus, dapat juga diberi batasan, jika siswa mendapatkan nilai
diatas atau sama dengan 8 maka siswa mendapatkan keterangan istimewa,
sebaliknya siswa hanya mendapatkan nilai cukup.Untuk menyelesaikan kasus
tersebut, Microsoft Access telah menyediakan fungsi seleksi yaitu fungsi IIf.
Format dari fungsi ini adalah :
IIf(Pernyataan, A, B)
|
Maksud dari fungsi tersebut, jika pernyataan
benar, maka yang diambil adalah nilai A, namun jika pernyataan salah, maka yang
diambil adalah nilai B. Sekarang, untuk contoh kasus Database Dataku ini, kita
buat syarat- syarat, sebagai berikut :
a. Nilai rata-rata ≥ 8; keterangan = Istimewa
b. Nilai rata-rata < 8; keterangan = Cukup
Kita berikan cukup dua syarat agar mudah bagi
kita mempelajari fungsi seleksi ini. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.
Ø Buka kembali Design View dari
form Penilaian. Kemudian klik ganda textbox Keterangan dan ubahControl
Source melalui Expression Builder.
Ø Ketikkan fungsi berikut di dalam Expression
Builder.
=IIf([RATA-RATA]>=8,"Istimewa","Cukup")
Perhatikan dengan baik penulisan fungsi seleksi,
karena kesalahan kecil saja akan memyebabkan Microsoft Access tidak
mengeksekusi perintah yang diberikan.
o Penulisan harus diawali
dengan tanda sama dengan (“=”).
o Penulisan yang tepat adalah IIf.
Walaupun demikian Microsoft Access tetap
mengenali fungsi ini sekalipun ditulis dengan huruf kecil.
o Perhatikan tanda kurung
buka.
o Jika yang ditampilkan pada textbox adalah kata
(bukan angka), gunakan tanda kutip dua(“ “). Dalam hal ini kita gunakan
kata “Istimewa” dan “Cukup”. Kedua kata
ditulis lengkap dengan tanda kutip dua. Jangan lupa meletakkan tanda
kurung tutup!
o Klik OK,
simpan hasil perubahan yang kita lakukan dengan menekan Ctrl+S.
Ø Selanjutnya, buka kembali form Penilaian. Kita akanmelihat bahwa keterangan siswa telah berubah.
Ø Setelah kita mampu membuat suatu program seleksi
di Expression Builder, mungkin kita akan lebih tertantang membuat
syarat-syarat yang lebih ketat.Misalnya, nilai 8 - 10 adalah istimewa, 7 - 8
adalah baik, 6 - 7 adalah kurang,
sedangkan kurang dari 6 dapat diberi keterangan tidak lulus.
6. Entry Data pada Form
dengan Menggunakan Keyboard
Dalam hal ini, asumsikan
bahwa kita sudah mempunyai sebuah basis data yang didalamnya sudah
terdapat tabel dan form. Aturan yang ada di dalam sistemmanajemen basis data menyebutkan bahwa untuk
memasukkan (entry) data ke dalam suatu
basis data sebaiknya dilakukan melalui suatu form. Selain mudah dan
praktis, pengguna form dimaksudkan untuk menghindari adanya duplikasi data. Untuk entry data tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau keyboard. Tetapi dari kedua alat tersebut, penggunaan keyboard biasanya lebih dominan perannya.
praktis, pengguna form dimaksudkan untuk menghindari adanya duplikasi data. Untuk entry data tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau keyboard. Tetapi dari kedua alat tersebut, penggunaan keyboard biasanya lebih dominan perannya.
Sebelum kita mulai memasukkan data, kita harus
mengenal beberapa fungsi tombol pada
keyboard yang digunakan saat memasukkan data pada form.
a. Untuk berpindah dari field
satu ke field yang lain kita dapat menekan tombol Enter, Tab, dan Arrow(panah).
b. Jika kita telah mengisikan data pada semua field
dan akan pindah ke lembar form yang baru dapat menekan tombol Page Down atau
tekan Enterpada field
terakhir.
c. Jika kamu ingin kembali ke lembar form
sebelumnya, kita dapat menekan tombol Page
Up.
Selanjutnya kita dapat mulai memasukkan data
pada form, perhatikan langkah berikut :
Ø Buka form yang telah dibuat, misalnya formPenilaian.
Ø Setelah form terbuka, kita bisa mulai mengisikan
data. Jika lembar form telah terisi kita harus mencari lembar form yang
kosong dengan menekanPage Down atau dengan menekan icon pada form.
Ø Selanjutnya isikan data
sesuai yang diinginkan sampai selesai.
Ø Setelah selesai melakukan input data jangan lupa
untuk menyimpannya.
7. Memeriksa Hasil Entry Data
Untuk memeriksa apakah
data yang kamu masukkan sudah benar dan sudah tersimpan pada basis data, dapat dilakukan
dengan berbagai cara. Salah satunya dengan melihat tabel yang menyimpan
data tersebut. Sebagai contoh, sekarang akan dilihat data yang baru saja
dimasukkan pada bagian sebelumnya. Caranya adalah sebagai berikut:
a. Buka tabel Penilaian. Tabel Penilaian mengalami
beberapa penambahan data.
b. Data yang baru dimasukkan ada pada tabel, artinyadata yang dimasukkan tersimpan. Kita bisa mengecek apakah
datanya sudah benar atau belum.
Kita juga bisa memeriksa hasil entry data dengan
menggunakan form. Caranya adalah
dengan membuka form Penilaian, kemudian kamu periksa record pada
setiap lembar form dengan menggunakan tombol navigasi yang terdapat pada bagian bawah jendela form Penilaian.
Keterangan :
o Tombol digunakan
untuk menuju ke record pertama.
o Tombol digunakan
untuk menuju ke record sebelumnya.
o Kotak digunakan
untuk menuliskan nomor record yang akan dipilih untuk ditampilkan.
o Tombol digunakan
untuk menuju ke record berikutnya.
o Tombol digunakan untuk menuju ke rocord
terakhir.
8. Mencetak Hasil Entry Data
Ada baiknya yang sudah kita masukkan ke dalam
basis data juga dicetak ke atas kertas
agar kita mempunyai arsipdata tersebut secara fisik. Langkah untuk mencetak sebagai berikut :
a. Tekan tombol office => Print atau Ctrl+P.
b. Klik All untuk mencetak semua data.
c. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas,pewarnaan dan sebagainya, kita dapatmenggunakan tombol properties.
d. Tekan Enter atau klik OK jika
sudah selesai.