Archive for May 2013

Materi Ms. Excel


Materi Microsoft Excel


1.)  Sorting
         Sorting pada  Exel berfungsi untuk mengurutkan data berdasarkan field tertentu dan diurutkan secara ascending atau descending. Ascending dapat diartikan data diurut dari urutan terkecil ke terbesar atau A-Z, sedangkan descending sebaliknya mengurutkan data dari terbesar ke terkecil atau Z-A.  Ok kita akan mencoba sebuah worksheet untuk menjalankan perintah sort .

2.) Data Validation 
        Merupakan salah satu tool pada excel yang berguna untuk menghindari kesalahan disaat memasukkan data.

Cara untuk membuat Data Validation List yang sourcenya berasal dari Sheet yang lain.
    1. Menggunakan Define
a. Select Range yang akan dibuat List (Source)
b. Pilih Menu Insert -> Name -> Define
c. Isikan Names In Workbook, Misal : DataKu
d. Pindah ke Sheet Lain
e. Pilih Cell yang akan di buat List
f. Kemudian pilih Menu Data -> Validation
g. Pada Kolom Allow pilih List
h. Kemudian pada kolom Source isikan =DataKu


3.)   Ms Excel terdapat fitur atau fasilitas untuk memfilter data yaitu fasilitas Filter. Dengan menggunakan fasilitas filter tersebut anda bisa saja dengan mudah mengelompokkan data berdasarkan kriteria tertentu dengan mudah dan hasilnya juga lebih akurat. Andapun bisa saja menambahkan data baru pada baris terakhir tanpa harus menampilkan data secara keseluruhan. Cara memfilter data di ms excel bisa anda ikuti langkah-langkahnya sebagai berikut :
  1. Blok kepala tabel atau judul kolom yang akan difilter. Pada gambar dibawah ini blok sel A2 sampai E2.
  2. Pada ribbon home, group menu editing, klik Short & Filter kemudian pilih Filter. Atau tekan Ctrl+Shift+L
  3. Maka pada tiap sel kepala tabel tersebut akan terlihat tanda dropdown. Klik pada salah satu sel drop down tersebut. Dalam hal ini sebagai contoh kita pilih kolom alamat, maka klik tombol drop down pada sel alamat.
  4. Pada text filter klik select all untuk menghilangkan semua tanda centang yang ada, kemudian pilih salah satu kategori yang akan anda filter. Sebagai contoh kita pilih Madiun, kemudian klik OK.
  5. Maka pada tabel yang nampak hanyalah data yang beralamatkan kota madiun saja, sedangkan data yang lain tidak muncul.
Untuk memunculkan semua data ulangi langkah nomor 4 kemudian beri tanda centang pada semua pilihan di text filter dan klik OK. Pada saat data difilter coba perhatikan tanda dropdown pada sel atau kolom yang difilter akan berbeda dengan kolom atau sel yang lain yang tidak difilter.

4.)       Sharing workbook 
           Adalah fasilitas penggunaan file Excel secara multiuser, yakni penggunaan satu file Excel secara bersama-sama. Setelah sebuah di-share, sebuah file Excel atau workbook dapat di-edit oleh beberapa orang sekaligus secara simultan, baik nilai, format, maupun data-data lain yang terdapat dalam workbook. Dengan cara ini suatu tugas dapat dikerjakan bersama-sama dengan output sebuah file tunggal. Dengan pembagian tugas yang jelas dan manajemen yang tepat, tugas tim dapat dikerjakan lebih efektif dan dapat selesai lebih cepat.

       Pada prinsipnya fasilitas ini memanfaatkan dukungan File and Printer Sharing Windows. Harap diperhatikan, setelah Anda men-share workbook maka beberapa fasilitas dasar Excel menjadi tidak dapat lagi dilakukan. Fasilitas yang dimaksud adalah: merge celldelete atauinsert row-columndelete workshet, mengubah dialog box dan menu, conditional format dandata validationinsert chartspictures, objects, atau hyperlinks, menggunakan drawing tools,membuat password, melihat, mengubah atau menyimpan scenarios, group atau outline data, insert subtotals, membuat data tables, membuat pivottable atau pivotchart, serta membuatmacro.
      Windows membatasi jumlah maksimal pengguna yang dapat menggunakan file Excel yang telah di sharing dalam suatu waktu adalah 256 orang. Pengguna file ini dapat dibatasi hak penggunaannya dengan mengatur permission yang diset didalam suatu folder sharing network. Dengan kata lain, jika user memiliki akses penuh/full permission atas suatu folder sharing maka ia mempunyai akses yang sama terhadap file Excel tersebut.
      Membuat Sharing Workbook
Untuk membuat file Excel dapat diakses secara bersama-sama, ikuti beberapa langkah berikut:
  1. Melalui Windows Explorer, Tentukan folder yang akan Anda gunakan sebagai tempat penyimpanan file Excell Anda. Aktifkan file sharing dengan Klik Kanan Folder Sharing and Security
  2. Pilih Share this folder on The Network. Tandai check box Allow Network Users to Change My Files.
  3. Kemudian dari Excell, Buka file Anda kemudian pilih Tools > Share Workbook > tabEditing.
  4. Tandai check box Allow changes by more than one user at the same time, kemudian klik OK.
  5. Akan muncul kotak dialog Save Workbook. Silakan simpan file yang telah di share ini di dalam folder yang telah di-Share sebelumnya. Dari folder inilah user-user yang Anda inginkan dapat mengakses file Excell ini.

5.)      Arrange Windows
          Pada fasilitas Excel digunakan untuk membuka beberapa jendela worksheet Excel dan untuk mengatur, mengedit dari beberapa file yang Anda kerjakan secara bersamaan sehingga Anda dapat melihat bagian yang berbeda dari lembar kerja dari masing-masing worksheet dalam satu layar pada saat Anda bekerja.

Cara menampilkan beberapa file dalam satu lembar kerja adalah:

1. Buka beberapa file Excel yang akan Anda kerjakan (dalam contoh berikut saya menggunakan dua file yang berbeda)

2. Lalu aktifkan ribbon View dan klik Arrange All

3. Maka akan tampil jendela Arrange Windows untuk menyusun jendela ditempat yang diinginkan dengan empat pilihan
Tiled untuk menampilkan pilihan file yang dibuka secara berdampingan di layar dalam urutan di mana Anda membuka file tersebut
Horizontal untuk menampilkan file yang dibuka secara horizontal dari atas hingga ke bawah.
Vertical untuk menampilkan file secara vertikal berdampingan dari kiri ke kanan
Cascade untuk menampilkan file secara tumpang tindih sehingga file yang dibelakang hanya akan terlihat judul filenya saja.
4. Lalu setelah Anda pilih salah satu diatas, Anda dapat mempergunakan semua file yang dibuka untuk mengolah, mengedit, mengcopy paste antara satu file dengan file yang lain dalam satu tampilan window.

6.)  Hlookup dan Vlookup
      VLOOKUP : mencari nilai, dimana tabel ketentuannya beberbentuk vertical (datanya tersusun kebawah)
      HLOOKUP : mencari nilai, dimana tabel ketentuannya beberbentuk horizontal (datanya tersusun mendatar)

Membuat Form di Ms. Acces


1. Membuat atau Merancang Form
Form merupakan salah satu objek database yangdigunakan untuk mempermudah Kita memasukkan data pada tabel, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data dan mencetaknya. Dengan form, kita bisa membuat atau bahkan merancang form yang hanya memperlihatkan sebagian field dari sebuah tabel, atau bahkan menyertakan foto Kita maupun data siswa suatu sekolah yang datanya kita simpan. Tidak itu saja, dengan form kita bisa menampilkan record record yang memenuhi kriteria tertentu.
2. Membuat Form dengan Fasilitas Form Wizard
Access 2007 menyediakan fasilitas Form Wizard dimana dalam pembuatan formnya tidak perlu merancang lagi layout form maupun gaya (style) form. Kita cukup memilih bentuk yang sudah disediakan oleh Access 2007.
Sebelum membuat form, terlebih dahulu buatlah file database dengan nama Dataku. Sedangkan nama file tabelnya yaitu Data Siswa dengan struktur tabel sebagai berikut :
Untuk membuat form dengan fasilitas Form Wizard ikuti langkah berikut ini :
a. Buka tabel Data Siswa
b. Klik tab Create.
c. Pada menu Forms klik tombol More Forms lalu pilih Form Wizard.
d. Pada form pertama pilih field-field yang akan ditampilkan pada formnya.
Apabila ingin memilih salah satu field, kita bisa mengklik dua kali field yang diinginkan atau tinggal mengklik tombol >. Untuk memilih semua field kliktombol >>. Dalam kasus ini pilih semua field lalu klik Next.
e. Pada form kedua pilih tampilan atau layout form yang diinginkan. Dalam hal ini ada empat pilihan yaitu :
o Columnar
o Tabular
o Datasheet
o Justified
Pilih Columnar lalu klik Next.
f. Pada form ketiga, kita bisa memilih style yang kita suka. Pilih Access 2007 lalu klik Next.
g. Pada form keempat kita harus memasukkan nama dari form yang kita buat. Pada form tersebut, kitajuga bisa memilih untuk membuka form ataumemodifikasi tampilan form yang sudah dibuat. Masukkan form Data Siswa pada isian nama form lalu pilih Open the form to view or enter information. Klik Finish untuk melihat hasil formnya.
h. Maka tampilan formnya adalah sebagai berikut:
i. Di bawah ini tampilan form, ada sebuah bar yang dapat digunakan untuk berpindah ke record selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan.
j. Setelah itu kita dapat mengisikan data baru dengan mengklik tombol New (Blank) Record.
3. Mengubah Desain Form
Jika form yang dibuat ingin dimodifikasi sehingga menghasilkan form yang menarik, kita harus melakukan perubahan. untuk melakukan perubahan tersebut, kita bisa mulai melakukan pengaturan ulang pada form tersebut. Langkahlangkahnya adalah sebagai berikut :
a. Buka kembali Database Dataku. Pada jendela Navigation Pane, klik kanan form Data Siswa dan pilih Design View.
b. Selanjutnya muncul tampilan berikut.
c. 
d. Sekarang coba kita merubah judul pada Form Header. Hal ini dapat dilakukan dengan meletakkan kursor di Form Header dan kemudian ketiklah perubahan judul yang diinginkan. Misal judulnya diubah menjadi “Data Siswa SMK Negeri 1 Sendawar”, hasilnya seperti terlihat pada gambar berikut.
e. Setelah selesai melakukan perubahan klik tabDesign => pada ribbon yang tampil pilih View =>Form View. Maka terlihat hasilnya seperti pada gambar.
4. Menambahkan Fungsi Matematika pada Form
Dalam bahasan menambahkan Fungsi Matematika ini kita akan menggunakan form Daftar Nilai yaitu menghitung Jumlah Nilai secara otomatis, langkahnya sebagai berikut :
a. Buat dulu table daftar nilai sebagai berikut
b. Buka kembali tabel Daftar Nilai pada basis dataDatabase Dataku. Masuk ke Design View tabel tersebut dan tampilkan field Jumlah Nilai dan Rata-rata. Keduanya memiliki tipe data Number.
c. Selanjutnya simpan perubahan tabel dengan menekanCtrl + S. Buatlah kembali sebuah form baru dengan nama Penilaian yang menampilkan semuafield yang telah ada. Buat form denganmenggunakan Form WizardHasilnya dapat kita lihat seperti berikut :

d. Untuk membuat rumus di kolom jumlah nilai dan rata-rata caranya adalah: kita masuk ke Design View dari Penilaian. Klik ganda textbox jumlahnilai. Jika kita mengklik dengan benar, maka akan muncul properties box seperti pada gambar. JikaControl Source diklik, akan muncul tombol disebelah kanan kotak Jumlah Nilai.
e. Jika tombol tersebut diklik, kita akan memasukiExpression Builder.
f. Ganti kotak dengan persamaan jumlah nilai yang sebelumnya telah diberikan, caranya :
o Ketik tanda “=” (tanpa tanda “ “), kemudian klik ganda pada nilai yang akan dijumlah.
o Klik sekali tanda tambah (+), lalu klik lagi nilai berikutnya yang akan dijumlah, danseterusnya sampai semua nilai yang akandihitung dimasukkan.
g. Hasilnya dapat kita lihat seperti pada gambar. Setelah selesai memasukkan persamaan, klik OK.
h. Jika telah berhasil mencapai langkah ini, simpan hasil kerja kita. Selanjutnya keluar dari Design Viewdan buka kembali form Penilaian. Maka akandiperoleh hasil seperti gambar berikut.
5. Menambah Fungsi Seleksi pada Form
Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian masih bersifat subjektif, sehingga perlu dibuat ukuran-ukuran yangjelas agar keterangan yang disampaikan memiliki makna. Sebagai contoh, jika seorang siswa mendapatkan nilai rata-rata di atas 6, maka siswa dinyatakan lulus, jika sebaliknya maka siswa tidak lulus, dapat juga diberi batasan, jika siswa mendapatkan nilai diatas atau sama dengan 8 maka siswa mendapatkan keterangan istimewa, sebaliknya siswa hanya mendapatkan nilai cukup.Untuk menyelesaikan kasus tersebut, Microsoft Access telah menyediakan fungsi seleksi yaitu fungsi IIf. Format dari fungsi ini adalah :
IIf(Pernyataan, A, B)

Maksud dari fungsi tersebut, jika pernyataan benar, maka yang diambil adalah nilai A, namun jika pernyataan salah, maka yang diambil adalah nilai B. Sekarang, untuk contoh kasus Database Dataku ini, kita buat syarat- syarat, sebagai berikut :
a. Nilai rata-rata ≥ 8; keterangan = Istimewa
b. Nilai rata-rata < 8; keterangan = Cukup
Kita berikan cukup dua syarat agar mudah bagi kita mempelajari fungsi seleksi ini. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.
Ø Buka kembali Design View dari form Penilaian. Kemudian klik ganda textbox Keterangan dan ubahControl Source melalui Expression Builder.
Ø Ketikkan fungsi berikut di dalam Expression Builder.
=IIf([RATA-RATA]>=8,"Istimewa","Cukup")
Perhatikan dengan baik penulisan fungsi seleksi, karena kesalahan kecil saja akan memyebabkan Microsoft Access tidak mengeksekusi perintah yang diberikan.
o Penulisan harus diawali dengan tanda sama dengan (“=”).
o Penulisan yang tepat adalah IIf. Walaupun demikian Microsoft Access tetap mengenali fungsi ini sekalipun ditulis dengan huruf kecil.
o Perhatikan tanda kurung buka.
o Jika yang ditampilkan pada textbox adalah kata (bukan angka), gunakan tanda kutip dua(“ “). Dalam hal ini kita gunakan kata “Istimewa” dan “Cukup”. Kedua kata ditulis lengkap dengan tanda kutip dua. Jangan lupa meletakkan tanda kurung tutup!
o Klik OK, simpan hasil perubahan yang kita lakukan dengan menekan Ctrl+S.
Ø Selanjutnya, buka kembali form Penilaian. Kita akanmelihat bahwa keterangan siswa telah berubah.
Ø Setelah kita mampu membuat suatu program seleksi di Expression Builder, mungkin kita akan lebih tertantang membuat syarat-syarat yang lebih ketat.Misalnya, nilai 8 - 10 adalah istimewa, 7 - 8 adalah baik, 6 - 7 adalah kurang, sedangkan kurang dari 6 dapat diberi keterangan tidak lulus.
6. Entry Data pada Form dengan Menggunakan Keyboard
Dalam hal ini, asumsikan bahwa kita sudah mempunyai sebuah basis data yang didalamnya sudah terdapat tabel dan form. Aturan yang ada di dalam sistemmanajemen basis data menyebutkan bahwa untuk memasukkan (entry) data ke dalam suatu basis data sebaiknya dilakukan melalui suatu form. Selain mudah dan
praktis, pengguna form dimaksudkan untuk menghindari adanya duplikasi data. Untuk entry data tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau keyboard. Tetapi dari kedua alat tersebut, penggunaan keyboard biasanya lebih dominan perannya.
Sebelum kita mulai memasukkan data, kita harus mengenal beberapa fungsi tombol pada keyboard yang digunakan saat memasukkan data pada form.
a. Untuk berpindah dari field satu ke field yang lain kita dapat menekan tombol EnterTab, dan Arrow(panah).
b. Jika kita telah mengisikan data pada semua field dan akan pindah ke lembar form yang baru dapat menekan tombol Page Down atau tekan Enterpada field terakhir.
c. Jika kamu ingin kembali ke lembar form sebelumnya, kita dapat menekan tombol Page Up.
Selanjutnya kita dapat mulai memasukkan data pada form, perhatikan langkah berikut :
Ø Buka form yang telah dibuat, misalnya formPenilaian.
Ø Setelah form terbuka, kita bisa mulai mengisikan data. Jika lembar form telah terisi kita harus mencari lembar form yang kosong dengan menekanPage Down atau dengan menekan icon pada form.
Ø Selanjutnya isikan data sesuai yang diinginkan sampai selesai.
Ø Setelah selesai melakukan input data jangan lupa untuk menyimpannya.
7. Memeriksa Hasil Entry Data
Untuk memeriksa apakah data yang kamu masukkan sudah benar dan sudah tersimpan pada basis data, dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satunya dengan melihat tabel yang menyimpan data tersebut. Sebagai contoh, sekarang akan dilihat data yang baru saja dimasukkan pada bagian sebelumnya. Caranya adalah sebagai berikut:
a. Buka tabel Penilaian. Tabel Penilaian mengalami beberapa penambahan data.
b. Data yang baru dimasukkan ada pada tabel, artinyadata yang dimasukkan tersimpan. Kita bisa mengecek apakah datanya sudah benar atau belum.
Kita juga bisa memeriksa hasil entry data dengan menggunakan form. Caranya adalah dengan membuka form Penilaian, kemudian kamu periksa record pada setiap lembar form dengan menggunakan tombol navigasi yang terdapat pada bagian bawah jendela form Penilaian.
Keterangan :
o Tombol digunakan untuk menuju ke record pertama.
o Tombol digunakan untuk menuju ke record sebelumnya.
o Kotak digunakan untuk menuliskan nomor record yang akan dipilih untuk ditampilkan.
o Tombol digunakan untuk menuju ke record berikutnya.
o Tombol digunakan untuk menuju ke rocord terakhir.
8. Mencetak Hasil Entry Data
Ada baiknya yang sudah kita masukkan ke dalam basis data juga dicetak ke atas kertas agar kita mempunyai arsipdata tersebut secara fisik. Langkah untuk mencetak sebagai berikut :
a. Tekan tombol office => Print atau Ctrl+P.
b. Klik All untuk mencetak semua data.
c. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas,pewarnaan dan sebagainya, kita dapatmenggunakan tombol properties.
d. Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai.

Membuat dan Memodifikasi tabel pada Acces 2007


 Membuat dan Memodifikasi Tabel pada Access 2007

1. Pengertian Tabel
Selain objek utama sebuah database, sebuah tabel bisa dipandang sebagai kumpulan data tentang topik yang khusus, seperti data peserta didik, data guru, dan lain sebagainya. Dengan menggunakan tabel terpisah masing-masing topikberarti kita sudah melakukan suatu tindakan yang amat berguna bagi database. Sebab dengan demikian akanmengurangi kesalahan terutama di dalam memasukkan data.
Tabel terdiri dari dua bagian utama yaitu kolom (field) dan baris (record). Struktur tabel pada Access 2007 yangterdiri dari field-field yang mengelompokkan data ke dalam kelompok-kelompok yang berjenis sama. Di dalam tabel perlu menentukan jenis dan ukuran yang dibutuhkan sesuai denganbesarnya data yang akan dimasukkan.
Berikut ini adalah jenis data yang disediakan oleh Access 2007 dan sering digunakan untuk membentuk sebuah tabel :
Jenis Data
Keterangan
Text
Untuk pemasukan huruf, angka, simbol, dan spasi. Jumlah karakter maksimum 255 karakter.
Memo
Untuk pemasukan teks panjang dan berguna untukmemberikan keterangan dan lain-lain. Jumlah karaktermaksimum 64.000 karakter.
Number
Untuk pemasukan data yang berjenis numerik maupunangka biasa. Bisa menampung hingga 255 karakter.
Date/Time
Untuk menampung data waktu yaitu hari, tanggal, jam,menit.
Currency
Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang.
AutoNumber
Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untukmasing-masing record dan nilainya tidak dapat diubah.
Yes/No
Untuk menampung dua macam keadaan, Yes (ya) atau No (tidak)
Ole Object
Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi laindari proses OLE (Object Linking dan Embeddeing). Ukuran yang disediakan bisa mencapai satu GB.
Hyperlink
Merupakan kombinasi teks dan angka. Dapat diisi denganalamat hyperlink agar bisa terkait dengan datayang tersimpan di lokasi tertentu.
Lookup Wizard
Memungkinkan Kita untuk membuat sebuah daftar pilihan yang berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar.
2. Merancang Tabel
Untuk membuat sebuah tabel baru, Kita dapat merancang dan membuat dengan langkah-langkah berikut ini :
a. Buka file database yang Kita inginkan atau buat sebuah database baru.
b. Ketika pertama kali database dibuat atau dimunculkan, maka secara otomatis akan muncul tampilan table1dalam format Datasheet View. Walaupun begitu tidak disarankan merancang tabel dalam format datasheet view karena struktur dan jenis data tabel tidak terlalu terlihat. Oleh karena itu : pilih tab datasheet => klikview => pilih design view.
c. Maka secara otomatis otomatis Kita akan diminta memasukkan nama tabel. Ketikkan nama Data Siswa. Lalu tekan OK.
d. Setelah itu akan muncul tampilan Design View dengan nama field yang secara otomatis terisi dengan ID. Hapus nama field tersebut.
e. Pada jendela design view isikan struktur tabel seperti di gambar berikut ini :
f. Pada Field Name, ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel di atas. Maksimum nama field 64 karakter dan tidak boleh mengandung titik (.).
g. Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur di atas.
h. Pada Description isikan keterangan dari nama field beserta properties yang diubah (sebagai contoh field size dari nama field yang ada). Isikan sesuai dengan perubahan yang Kita buat pada field di sebelahnya.
i. Pada saat mengisi nama field, Kita perlu menentukan nama field mana yang akan dijadikan Primary Key. Misalnya nama field NIS (posisikan kursor dalam keadaan aktif di field name NIS) dijadikan sebagai primary key (biasanya field yang dijadikan primary key harus mengandung nilai yang UNIQUE dan bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain), maka langkahnya sebagai berikut :
· Pilih field yang akan dijadikan primary key contoh : NIS.
· Pilih tab Design => klik Primary Key.
j. Pada kotak Field Properties, terdapat beberapa pilihan yaitu :
Perintah
Kegunaan
Field Size
Untuk menentukan jumlah maksimumkarakter yang diisikan pada field tersebut
Format
Untuk menentukan format tampilan data
Input Mask
Untuk menentukan standarisasitampilan pada saat memasukkan data di layar
Decimal Place
Untuk menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan
Caption
Untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom, form, atau laporan
Default Value
Untuk menempatkan data yang sering digunakan atau data yang sama padafield tertentu agar selalu ditampilkankembali
Validation Rule
Untuk mengontrol atau membatasi sampai sejauh mana data yang Kita masukkan dalam sebuah database
Validation Text
Untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan yang ada di validation rule
Required
Untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau tidak pada saat pengisian record
Allow Zero Length
Untuk mendefinisikan nilai blank (““) yang membedakan dengan nilai null
Indexed
Untuk membuat index pada field yang disorot
k. Setelah selesai membuat struktur tabel di atas, simpan struktur tabel tersebut.
3. Merancang Tabel dengan Entering Data
Untuk membuat sebuah tabel baru, pengguna juga bisa menggunakan
fasilitas Entering Data dengan langkah-langkah berikut ini :
a. Buka file database yang diinginkan, kemudian pada tabCreate klik Table.
b. Secara otomatis akan timbul tampilan seperti berikut :
c. Untuk menggantikan nama field tersebut di atas, klik kanan kolom yang akan diganti. Kemudian pilihRename Column. Untuk selanjutnya lakukan untukmenambah kolom dengan cara menekan tombol tabsehingga tampilannya seperti berikut:
4. Modifikasi Tabel
Setelah merancang tabel terkadang ada suatu perubahan yangmengharuskan modifikasi pada tabel yang dibuat. Misalkanmengganti field, menambah atau menyisipkan field, ataupunmenghapus field tersebut. Adapun bentuk modifikasi tabelnya adalah sebagai berikut :
· Memperbaiki nama field (Field Name)
· Memperbaiki jenis data (Data Type)
· Memindahkan letak field
· Menyisipkan/menambah field
· Menghapus field
a. Memperbaiki Nama Field (Field Name)
Untuk memperbaiki nama field caranya sebagai berikut :
1) Buka field tabel yang ingin diperbaiki, misalkan tabel Data Siswa.
2) Pilih nama field yang akan diganti kemudian ketikkan nama field baru. Contoh ganti nama field Nama Siswa diganti dengan Nama Peserta Didik.
b. Memperbaiki Jenis Data (Data Type)
Untuk memperbaiki jenis data, caranya sebagai berikut :
1) Misalkan akan mengganti data type Textdengan Number untuk field JK.
2) Aktifkan atau tempatkan kursor pada field JK, lalu klik di bagian Data Type.
3) Pilih tipe data Number.
4) Simpan kembali struktur tabel tersebut.
c. Memindahkan Letak Field
Cara memindahkan letak field adalah sebagai berikut :
1) Misalkan pindahkan letak field ALAMAT dan letakkan setelah field NAMA WALI.
2) Aktifkan kursor pada field ALAMAT lalu klik.
3) Tekan dan geser (drag dan drop) fieldALAMAT lalu arahkan ke field NAMA WALI lalu lepas mousenya.
4) Simpan kembali struktur tabel tersebut.
d. Menyisipkan/Menambah Field
Cara menambah atau menyisipkan field adalah sebagai berikut :
1) Misal sisipkan field JURUSAN, dengan datatypenya text, sedangkan lebarnya 20 dan letakknya setelah field JK.
2) Aktifkan/tempatkan kursor pada field setelah JK lalu klik.
3) Klik Insert Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Insert Rows.
4) Lalu ketik nama field JURUSAN.
5) Simpan kembali struktur tabel tersebut.
e. Menghapus Field
Cara menghapus field adalah sebagai berikut :
1) Misal hapus field JK.
2) Aktifkan/tempatkan kursor pada field JK lalu klik.
3) Klik Delete Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Delete Rows.
5. Mengubah Ukuran Data
Seperti halnya field, data/record pun dapat diubah ukurannya, baik lebar kolom maupun tinggi baris data.
a. Mengubah lebar kolom
1) Aktifkan kolom yang akan diubah lebar kolomnya.
2) Masuk ke tab Home.
3) Klik tombol More yang ada di bagian record lalu pilih Column Width atau klik kanan pilih Column Width sehingga muncul :
4) Pada kotak isian Column Width, isikan angkanya.
5) Klik OK.
Keterangan :
Standard Width : Mengubah lebar kolom ke lebar kolom
semula (standar).
Best Fit : Mengubah lebar kolom sesuai dengan
banyaknya karakter pada kolom data.
b. Mengubah tinggi baris
1) Aktifkan baris yang akan diubah tinggi barisnya.
2) Masuk ke tab Home.
3) Klik tombol More yang ada dibagian Records lalu pilih Row Height atau klik kanan pilih Row Height sehingga muncul :

4) Pada kotak isian Row Height, isikan angkanya.
5) Klik OK.
6. Menyisipkan/Menambah Data
Penyisipan data/record berarti penambahan jumlah data yang telah ada. Data baru akan selalu ditampilkan setelah data terakhir. Untuk menyisipkan data/record langkahnya sebagai berikut :
a. Pilih dan klik baris data/record yang akan disisipkan.
b. Masuk ke tab Home.
c. Klik tombol New yang ada pada bagian record atau klik kanan lalu pilih New Record.
7. Menghapus Data
Untuk menghapus data yang tidak diperlukan lagi, langkahnya sebagai berikut :
a. Pilih dan klik baris data/record yang akan dihapus.
b. Masuk ke tab Home.
c. Klik tombol Delete yang ada pada bagian Records atau klik kanan lalu pilih Delete Record.
8. Mengurutkan Data (Data Sort)
Kita dapat mengurutkan data dengan cara re;atif cepat dan singkat, baik
diurutkan berdasarkan Ascending (menaik) maupun Descending (menurun).Misal urutkan data berdasarkan NAMA secara Ascending, langkahnya sebagai berikut :
a. Pilih dan klik kolom NAMA sehingga isi kolom NAMA akan terseleksi.
b. Masuk ke tab Home.
c. Klik tombol Ascending pada bagian Sort & Filter.
Untuk mengurutkan data secara Descendinglangkahnya hampir sama dengan Ascending, hanya tombolnya yang berbeda.
9. Mencetak Tabel
Untuk mencetak tabel yang telah dibuat, langkah-langkahnya sebagai
berikut :
a. Buka basis data tempat tabel yang akan dicetak berada.
b. Kemudian pilih tabel yang akan dicetak dengan cara mengkliknya, kemudian klik Office Button => Print. Selanjutnya muncul jendela Print. Kita bisa melakukan pengaturan pada jendela Print. Selanjutnya OK.

- Copyright © ★ R I K A ★ - Hatsune Miku - Powered by Blogger - Designed by Johanes Djogan -