- Back to Home »
- Membuat dan Memodifikasi tabel pada Acces 2007
Posted by : Unknown
Saturday 11 May 2013
Membuat dan Memodifikasi
Tabel pada Access 2007
1. Pengertian Tabel
Selain objek utama sebuah database, sebuah tabel
bisa dipandang sebagai kumpulan data
tentang topik yang khusus, seperti data peserta didik, data guru, dan lain
sebagainya. Dengan menggunakan tabel terpisah masing-masing topikberarti
kita sudah melakukan suatu tindakan yang amat berguna bagi database. Sebab
dengan demikian akanmengurangi kesalahan terutama di dalam memasukkan data.
Tabel terdiri dari dua
bagian utama yaitu kolom (field) dan baris (record). Struktur tabel pada Access
2007 yangterdiri dari field-field yang mengelompokkan data ke dalam kelompok-kelompok
yang berjenis sama. Di dalam tabel
perlu menentukan jenis dan ukuran yang dibutuhkan sesuai denganbesarnya data yang akan dimasukkan.
Berikut ini adalah jenis
data yang disediakan oleh Access 2007 dan sering digunakan untuk membentuk
sebuah tabel :
Jenis Data
|
Keterangan
|
Text
|
Untuk pemasukan huruf, angka, simbol, dan spasi. Jumlah karakter maksimum 255 karakter.
|
Memo
|
Untuk pemasukan teks panjang dan berguna untukmemberikan keterangan dan lain-lain. Jumlah karaktermaksimum 64.000 karakter.
|
Number
|
Untuk pemasukan data yang berjenis numerik maupunangka biasa. Bisa menampung hingga 255 karakter.
|
Date/Time
|
Untuk menampung data waktu yaitu hari, tanggal, jam,menit.
|
Currency
|
Untuk menampung data yang berjenis angka
dengan format mata
uang.
|
AutoNumber
|
Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untukmasing-masing record dan nilainya tidak dapat
diubah.
|
Yes/No
|
Untuk menampung dua macam keadaan, Yes (ya) atau No (tidak)
|
Ole Object
|
Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi laindari proses OLE (Object Linking dan Embeddeing).
Ukuran yang disediakan bisa mencapai satu GB.
|
Hyperlink
|
Merupakan kombinasi teks dan angka. Dapat diisi denganalamat hyperlink agar bisa terkait dengan datayang tersimpan di lokasi tertentu.
|
Lookup Wizard
|
Memungkinkan Kita untuk membuat sebuah
daftar pilihan yang
berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar.
|
2. Merancang Tabel
Untuk membuat sebuah tabel baru, Kita dapat
merancang dan membuat dengan
langkah-langkah berikut ini :
a. Buka file database yang Kita inginkan atau buat sebuah database
baru.
b. Ketika pertama kali database dibuat atau dimunculkan, maka secara otomatis akan muncul tampilan table1dalam format
Datasheet View. Walaupun begitu tidak disarankan merancang tabel dalam
format datasheet view karena struktur dan jenis data tabel tidak terlalu
terlihat. Oleh karena itu : pilih tab datasheet => klikview =>
pilih design view.
c. Maka secara otomatis otomatis Kita akan diminta memasukkan
nama tabel. Ketikkan nama Data Siswa.
Lalu tekan OK.
d. Setelah itu akan muncul tampilan Design View dengan nama field
yang secara otomatis terisi dengan ID.
Hapus nama field tersebut.
e. Pada jendela design view isikan struktur tabel
seperti di gambar berikut ini :
f. Pada Field Name, ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel
di atas. Maksimum nama field 64
karakter dan tidak boleh mengandung titik (.).
g. Pada Data Type pilih jenis
data sesuai struktur di atas.
h. Pada Description isikan keterangan dari nama
field beserta properties yang diubah (sebagai contoh field size dari nama
field yang ada). Isikan sesuai dengan
perubahan yang Kita buat pada field di sebelahnya.
i. Pada saat mengisi nama field, Kita perlu
menentukan nama field mana yang akan dijadikan Primary Key. Misalnya nama field NIS
(posisikan kursor dalam keadaan aktif di field name NIS) dijadikan sebagai
primary key (biasanya field yang dijadikan primary key harus mengandung
nilai yang UNIQUE dan bisa dijadikan
acuan untuk nilai yang lain), maka langkahnya sebagai berikut :
· Pilih field yang akan
dijadikan primary key contoh : NIS.
· Pilih tab Design =>
klik Primary Key.
j. Pada kotak Field Properties,
terdapat beberapa pilihan yaitu :
Perintah
|
Kegunaan
|
Field Size
|
Untuk menentukan jumlah maksimumkarakter yang
diisikan pada field tersebut
|
Format
|
Untuk menentukan format tampilan data
|
Input Mask
|
Untuk menentukan standarisasitampilan pada saat
memasukkan data di layar
|
Decimal Place
|
Untuk menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan
|
Caption
|
Untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom, form, atau laporan
|
Default Value
|
Untuk menempatkan data yang sering digunakan atau data yang
sama padafield tertentu agar selalu ditampilkankembali
|
Validation Rule
|
Untuk mengontrol atau membatasi sampai sejauh mana data yang Kita masukkan dalam sebuah database
|
Validation Text
|
Untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang
dimasukkan tidak sesuai dengan batasan yang ada di validation rule
|
Required
|
Untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau tidak
pada saat pengisian record
|
Allow Zero Length
|
Untuk mendefinisikan nilai blank (““) yang membedakan dengan
nilai null
|
Indexed
|
Untuk membuat index pada field yang disorot
|
k. Setelah selesai membuat struktur tabel di atas, simpan struktur
tabel tersebut.
3. Merancang Tabel dengan Entering Data
Untuk membuat sebuah tabel baru, pengguna juga
bisa menggunakan
fasilitas Entering Data dengan langkah-langkah berikut ini :
fasilitas Entering Data dengan langkah-langkah berikut ini :
a. Buka file database yang diinginkan, kemudian
pada tabCreate klik Table.
b. Secara otomatis akan timbul tampilan seperti
berikut :
c. Untuk menggantikan nama field tersebut di atas, klik kanan kolom
yang akan diganti. Kemudian pilihRename Column. Untuk selanjutnya
lakukan untukmenambah kolom dengan cara menekan tombol tabsehingga tampilannya seperti berikut:
4. Modifikasi Tabel
Setelah merancang tabel terkadang ada suatu perubahan yangmengharuskan modifikasi pada tabel yang dibuat. Misalkanmengganti field,
menambah atau menyisipkan field, ataupunmenghapus field tersebut. Adapun bentuk
modifikasi tabelnya adalah sebagai berikut
:
· Memperbaiki nama field
(Field Name)
· Memperbaiki jenis data
(Data Type)
· Memindahkan letak field
· Menyisipkan/menambah field
· Menghapus field
a. Memperbaiki Nama Field
(Field Name)
Untuk memperbaiki nama
field caranya sebagai berikut :
1) Buka field tabel yang ingin
diperbaiki, misalkan tabel Data Siswa.
2) Pilih nama field yang akan
diganti kemudian ketikkan nama field baru. Contoh ganti nama field Nama Siswa diganti
dengan Nama Peserta Didik.
b. Memperbaiki Jenis Data
(Data Type)
Untuk memperbaiki jenis
data, caranya sebagai berikut :
1) Misalkan akan mengganti
data type Textdengan Number untuk field JK.
2) Aktifkan atau tempatkan
kursor pada field JK, lalu klik di bagian Data Type.
3) Pilih tipe data Number.
4) Simpan kembali struktur
tabel tersebut.
c. Memindahkan Letak Field
Cara memindahkan letak
field adalah sebagai berikut :
1) Misalkan pindahkan letak
field ALAMAT dan letakkan setelah field NAMA WALI.
2) Aktifkan kursor pada field
ALAMAT lalu klik.
3) Tekan dan geser (drag dan drop) fieldALAMAT lalu arahkan ke field NAMA WALI
lalu lepas mousenya.
4) Simpan kembali struktur
tabel tersebut.
d. Menyisipkan/Menambah Field
Cara menambah atau
menyisipkan field adalah sebagai berikut :
1) Misal sisipkan field JURUSAN, dengan
datatypenya text, sedangkan lebarnya
20 dan letakknya setelah field JK.
2) Aktifkan/tempatkan kursor
pada field setelah JK lalu klik.
3) Klik Insert Rows di tab Design atau
klik kanan lalu pilih Insert Rows.
4) Lalu ketik nama field
JURUSAN.
5) Simpan kembali struktur tabel tersebut.
e. Menghapus Field
Cara menghapus field adalah
sebagai berikut :
1) Misal hapus field JK.
2) Aktifkan/tempatkan kursor
pada field JK lalu klik.
3) Klik Delete Rows di tab Design atau
klik kanan lalu pilih Delete Rows.
5. Mengubah Ukuran Data
Seperti halnya field, data/record pun dapat
diubah ukurannya, baik lebar kolom
maupun tinggi baris data.
a. Mengubah lebar kolom
1) Aktifkan kolom yang akan
diubah lebar kolomnya.
2) Masuk ke tab Home.
3) Klik tombol More yang ada di bagian record lalu pilih Column
Width atau klik kanan pilih Column
Width sehingga muncul :
4) Pada kotak isian Column Width,
isikan angkanya.
5) Klik OK.
Keterangan :
Standard Width :
Mengubah lebar kolom ke lebar kolom
semula (standar).
Best Fit : Mengubah lebar kolom sesuai dengan
banyaknya karakter
pada kolom data.
b. Mengubah tinggi baris
1) Aktifkan baris yang akan
diubah tinggi barisnya.
2) Masuk ke tab Home.
3) Klik tombol More yang ada
dibagian Records lalu pilih Row Height atau klik kanan pilih Row Height sehingga
muncul :
4) Pada kotak isian Row
Height, isikan angkanya.
5) Klik OK.
6. Menyisipkan/Menambah Data
Penyisipan data/record berarti penambahan jumlah
data yang telah ada. Data baru akan selalu ditampilkan setelah data
terakhir. Untuk menyisipkan data/record
langkahnya sebagai berikut :
a. Pilih dan klik baris
data/record yang akan disisipkan.
b. Masuk ke tab Home.
c. Klik tombol New yang ada pada bagian record atau
klik kanan lalu pilih New Record.
7. Menghapus Data
Untuk menghapus data yang tidak diperlukan lagi,
langkahnya sebagai berikut :
a. Pilih dan klik baris
data/record yang akan dihapus.
b. Masuk ke tab Home.
c. Klik tombol Delete yang ada pada bagian Records
atau klik kanan lalu pilih Delete
Record.
8. Mengurutkan Data (Data
Sort)
Kita dapat mengurutkan data dengan cara re;atif
cepat dan singkat, baik
diurutkan berdasarkan Ascending (menaik) maupun Descending (menurun).Misal urutkan data berdasarkan NAMA secara Ascending, langkahnya sebagai berikut :
diurutkan berdasarkan Ascending (menaik) maupun Descending (menurun).Misal urutkan data berdasarkan NAMA secara Ascending, langkahnya sebagai berikut :
a. Pilih dan klik kolom NAMA
sehingga isi kolom NAMA akan terseleksi.
b. Masuk ke tab Home.
c. Klik tombol Ascending pada
bagian Sort & Filter.
Untuk mengurutkan data secara Descendinglangkahnya
hampir sama dengan Ascending,
hanya tombolnya yang berbeda.
9. Mencetak Tabel
Untuk mencetak tabel yang telah dibuat,
langkah-langkahnya sebagai
berikut :
berikut :
a. Buka basis data tempat
tabel yang akan dicetak berada.
b. Kemudian pilih tabel yang akan dicetak dengan cara mengkliknya,
kemudian klik Office Button => Print.
Selanjutnya muncul jendela Print. Kita bisa melakukan pengaturan pada jendela Print. Selanjutnya OK.